Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

• AIBooks Oy
• y-tunnus: 3427060-7

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Christina Roth
kielo(at)aibooks.fi

3. Rekisterin nimi

AIBooks-tietorekisteri

4. Yleistä asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelystä

Tässä asiakirjassa asiakkaalla tarkoitetaan

• rekisterinpitäjän tarjoamien palveluiden tilaajia;
• rekisterinpitäjän tarjoamista palveluista kiinnostuneita potentiaalisia asiakkaita, jotka eivät kuitenkaan lopulta päädy solmimaan palvelun tuottamista koskevaa sopimusta rekisterinpitäjän kanssa.

Rekisterinpitäjän asiakkaat ovat pääasiassa yrityksiä ja muita organisaatioita, jolloin rekisteröidyllä tarkoitetaan asiakkaan puolesta ja lukuun toimivaa yhteyshenkilöä. Asiakas, potentiaalinen asiakas tai yhteydenottaja voi olla myös yksityinen elinkeinonharjoittaja tai yksityishenkilö.

Asiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita henkilötietojen käsittelystä. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen käsittelyä koskevat menettelytavat sekä rekisteröidyn oikeudet.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat:

• palvelua koskevan sopimus-/asiakassuhteen solmiminen tilaajan kanssa;
• sopimus-/asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen;
• asiakassuhteeseen ja palveluun liittyvä viestintä;
• markkinointi sovellettavan lainsäädännön mukaisesti;
• rekisterinpitäjän palveluiden tarjoaminen, tuottaminen ja kehittäminen;
• laskutus ja perintä;
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen;
• yhteydenottojen ja tilauspyyntöjen vastaanottaminen ja käsittely;
• sähköpostiosoitteen vahvistaminen;
• aiheettomien tilausten, väärinkäytösten ja roskapostin ehkäiseminen; ja
• tarvittaessa organisaatiotilauksen tietojen manuaalinen tarkistaminen ennen tilauksen aktivointia.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on käsittelyn tarkoituksesta riippuen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukainen sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä, c alakohdan mukainen lakisääteisen velvoitteen noudattaminen tai f alakohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu esimerkiksi väärinkäytösten ehkäisemiseen, palvelun tietoturvan varmistamiseen sekä asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Suostumusta käytetään käsittelyperusteena silloin, kun käsittely nimenomaisesti perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Sähköisessä B2B-suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaiseen AIBooks Oy:n oikeutettuun etuun.

Oikeutettu etu on AIBooks Oy:n palvelujen markkinointi sellaisten organisaatioiden yhteyshenkilöille, joiden työtehtäviin palvelun voidaan perustellusti arvioida liittyvän.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin voidaan kerätä rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

• rekisteröidyn etu- ja sukunimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero) sekä tarvittaessa ammattinimike ja/tai asema organisaatiossa;
• asiakkaan tai tämän edustaman organisaation nimi, Y-tunnus, yhteystiedot, www-osoite, toimiala ja muut vastaavat organisaatiotiedot;
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot;
• asiakkuuteen/sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tarjotut palvelut;
• mahdolliset reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot;
• verkkoyhteyden IP-osoite ja palvelintiedot;
• yhteydenoton aihe, sisältö ja siihen liittyvä viestintä;
• tilauspyynnön ja tilauksen tiedot, kuten valittu palvelu, tilauspaketti ja lisenssimäärä;
• sähköpostiosoitteen vahvistamiseen liittyvät tiedot, kuten vahvistuksen tila ja ajankohta;
• tarvittaessa organisaation tai muun toimijan nimi ja tyyppi silloin, kun Y-tunnusta ei ole; ja
• tilauksen tarkistamiseen liittyvät tiedot, kuten tarkistuksen tila, peruste ja lopputulos.

Rekisterissä voidaan käsitellä myös kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja.

7. Tilausten ja sähköpostiosoitteen vahvistaminen

Yhteydenottolomakkeen tai tilauspyynnön lähettämisen yhteydessä käyttäjää pyydetään vahvistamaan ilmoittamansa sähköpostiosoite kertakäyttöisellä vahvistuslinkillä. Tarkoituksena on varmistaa, että sähköpostiosoite on lähettäjän hallinnassa, sekä ehkäistä aiheettomia yhteydenottoja ja tilauksia.

Organisaation nimissä tehty tilaus voidaan tarvittaessa siirtää manuaaliseen tarkistukseen, jos ilmoitetun organisaation ja käytetyn sähköpostiosoitteen välillä ei ole selvästi todettavaa yhteyttä tai tilauksen oikeellisuus edellyttää muuten lisäselvitystä. Tilausta ei hylätä automaattisesti pelkän sähköpostiosoitteen tai sähköpostipalvelun perusteella.

Sähköpostiosoitteen vahvistaminen osoittaa sähköpostiosoitteen olevan käyttäjän hallinnassa, mutta ei itsessään osoita käyttäjän oikeutta edustaa ilmoittamaansa organisaatiota.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voidaan kerätä rekisteröidyltä itseltään, hänen edustamaltaan organisaatiolta sekä organisaatioiden julkisilta verkkosivuilta ja muista julkisesti saatavilla olevista ammatillisista lähteistä. Julkisista lähteistä kerätään vain yhteyshenkilön työtehtäviin liittyviä tietoja, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio ja työsähköpostiosoite.

9. Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille niiden omiin tarkoituksiin, ellei luovuttamiseen ole lakisääteistä perustetta. Henkilötietoja voidaan kuitenkin käsitellä AIBooks Oy:n lukuun toimivissa palveluissa ja henkilötietojen käsittelijöillä, joita käytetään esimerkiksi kirjanpitoon, maksamiseen ja laskutukseen, sähköpostiviestintään, tietojärjestelmiin, hostingiin, asiakashallintaan ja muihin palvelun tuottamisen kannalta tarpeellisiin toimintoihin. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa laissa erikseen säädetyissä tilanteissa viranomaisille (verottaja, aluehallintovirasto ym.).

Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen käsittelijöiden kanssa asianmukaisista tietosuojasopimuksista.

Jos henkilötietoja käsitellään Euroopan talousalueen ulkopuolella, henkilötietojen siirrossa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista siirtoperustetta ja tarvittavia suojatoimia.

10. Henkilötietojen säilyttäminen

Rekisterinpitäjä poistaa vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot viipymättä saatuaan tästä tiedon.

Rekisterinpitäjä ei säilytä tietoja kauemmin kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi sekä mahdollisen pakottavan lainsäädännön noudattamiseksi. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

Sähköisessä suoramarkkinoinnissa tarpeellisia henkilötietoja säilytetään toistaiseksi, ellei vastaanottaja ole kieltänyt sähköistä suoramarkkinointia.

Kun rekisteröity kieltää suoramarkkinoinnin, hänen sähköpostiosoitteensa tai muu välttämätön tunnistetieto voidaan säilyttää estolistalla yksinomaan markkinointikiellon noudattamiseksi.

11. Henkilötietojen suojaaminen

Rekisteriä säilytetään a) sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin ja/tai b) manuaalisesti saatavilla ainoastaan rekisteröityyn tietoon oikeutetuille. Asiakasrekisterin tietoihin on AIBooks Oy:ssä pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Ulkopuolisilla henkilötietojen käsittelijöillä on pääsy tietoihin vain siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen sitä edellyttää. Tietojärjestelmien käyttöä suojataan käyttäjäkohtaisten tunnusten, käyttöoikeuksien ja salasanojen avulla. Tietoturva on järjestetty siten, että asiattomien pääsy tietoihin on estetty asianmukaisin teknisin ratkaisuin ja ohjelmistoja päivitetään automaattisesti.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on

• oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja;
• oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta;
• oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista;
• oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
• oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin; ja
• oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostimuksensa henkilötietojen käsittelyyn niiden tietojen osalta, jotka on kerätty rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla. Suostimuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sähköisen suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa markkinointiviestissä olevasta peruutuslinkistä tai ottamalla yhteyttä kohdassa 2 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisterinpitäjälle joko kirjeitse tai sähköpostitse tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuja rekisterinpitäjän yhteystietoja käyttäen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.